Kaizen là gì? 5 lợi ích mà phương pháp Kaizen mang lại

1. Kaizen là gì?

Kaizen là một phương pháp luôn cải tiến và nâng cao chất lượng trong quản lý và sản xuất. Từ xuất phát từ tiếng Nhật, có nghĩa là “sự cải tiến liên tục”. Phương pháp này tập trung vào việc tìm kiếm và loại bỏ các lỗi và thất bại nhỏ để cải thiện hiệu quả và năng suất. Đòi hỏi sự hợp tác, tập trung vào các quy trình và sử dụng các kỹ thuật rõ ràng để tăng cường chất lượng và hiệu suất sản xuất.

Khái niệm bao gồm nhiều khái niệm. Anh ấy quan tâm đến việc làm cho nơi làm việc hoạt động hiệu quả và hiệu quả, bằng cách tạo ra bầu không khí đồng đội, cải thiện thói quen hàng ngày, đảm bảo sự tham gia của tất cả nhân viên và khiến công việc trở nên dễ dàng hơn.

Là một triết lý kinh doanh của Nhật Bản tập trung vào việc tăng dần năng suất bằng cách thu hút sự tham gia của tất cả nhân viên và bằng cách cải thiện điều kiện làm việc.

Được dịch là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Những thay đổi nhỏ được sử dụng có thể bao gồm kiểm soát chất lượng, giao hàng đúng hạn, tổ chức hoạt động, sử dụng hiệu quả các nguồn lực và loại bỏ lãng phí.

Mọi thay đổi của nhân viên có thể xảy ra bất cứ lúc nào và sẽ không diễn ra từ từ, mặc dù nhận ra rằng những thay đổi nhỏ bây giờ có thể có tác động lớn trong tương lai.

2. Phương pháp Kaizen là gì?

Một số mục tiêu chính của triết lý bao gồm kiểm soát chất lượng, giao hàng đúng hạn, hoạt động có tổ chức, sử dụng hiệu quả các nguồn lực và loại bỏ lãng phí. Mục tiêu chung là thực hiện những thay đổi nhỏ theo thời gian để tạo ra sự khác biệt. Điều đó không có nghĩa là những thay đổi diễn ra chậm chạp; chỉ là một thay đổi nhỏ hôm nay sẽ có ảnh hưởng lớn trong tương lai. Khuyến mãi có thể đến từ bất kỳ người dùng nào vào bất kỳ lúc nào. Mọi người đều có một phần trong sự thành công của công ty, vì vậy mọi người nên cố gắng mọi lúc, để làm cho doanh nghiệp tốt hơn.

Nhiều công ty đã áp dụng quy trình Kaizen. Phổ biến nhất là Toyota sử dụng quy trình trong tổ chức của mình và coi đó là một trong những nguyên tắc của mình. Trong quá trình đổi mới, Toyota khuyến khích và tạo điều kiện cho tất cả nhân viên tìm kiếm “sự cải tiến” và tạo ra các giải pháp khả thi.

Yêu cầu đối với Kaizen

Triết lý truyền thống của Nhật Bản tuân theo năm nguyên tắc cơ bản: làm việc nhóm, kỷ luật cá nhân, phát triển tâm lý, thái độ và đề xuất cải tiến. Năm nguyên tắc này dẫn đến ba điều chính: loại bỏ lãng phí, quản lý và tổ chức tốt. Lý tưởng nhất là bạn nên làm cho quá trình ăn sâu vào văn hóa của công ty đến mức nó trở thành điều tự nhiên đối với nhân viên.

Cho rằng sự hoàn hảo là vô tận và mọi thứ đều có thể được cải thiện. Mọi người nên cố gắng cải thiện và thay đổi. Nguyên tắc cơ bản là những người thực hiện công việc tốt nhất là những người hiểu rõ nhất về công việc/dự án.

Hợp tác là chìa khóa, vì vậy các cuộc họp nhóm được tổ chức thường xuyên để thảo luận về các cải tiến công việc.

Kaizen và chu trình PDCA

Quá trình phát triển thường tuân theo chu trình PDCA, có nghĩa là “lên kế hoạch-thực hiện-kiểm tra-hành động”. Phần “chiến lược” liên quan đến việc liệt kê các thay đổi để mọi người biết điều gì sẽ xảy ra khi nhóm đang cố gắng giải quyết vấn đề. “Làm” có nghĩa là tạo ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề. Bước “thử nghiệm” liên quan đến việc đánh giá giải pháp cho vấn đề để xem nó có hiệu quả hay không.

Khi một công ty thực hiện một cách tiếp cận “thực tế”, nó sẽ quyết định liệu giải pháp đó có phải là tiêu chuẩn của công ty hay liệu nó có cần những thay đổi khác hay không. Nếu ban quản lý quyết định thực hiện nhiều thay đổi hơn, quay lại quy trình lập kế hoạch và bắt đầu lại.

3. Kaizen 5s là gì?

5S có tên gọi là sản xuất tinh gọn – nó là một công cụ đơn giản để loại bỏ lãng phí trong quá trình sản xuất. Mỗi chữ “s” đại diện cho một từ tiếng Nhật, khi được dịch sang chữ viết La Mã, cũng bắt đầu bằng chữ “s”. Năm bước là:

Seiri – sắp xếp
Seiton – làm thẳng / sắp xếp theo thứ tự
Seiso – tỏa sáng
Seiketsu – tiêu chuẩn hóa
Shitsuke – duy trì

Viện Kaizen, một công ty quản lý chăm sóc sức khỏe, trình bày như sau:

Tổ chức – sắp xếp và tách biệt các hạng mục quan trọng và không thiết yếu trong khu vực.

Sắp xếp – sắp xếp những thứ quan trọng để chúng ở một nơi mà chúng ta có thể sử dụng nhanh chóng. Xác định rõ ràng vị trí của mọi thứ để mọi người có thể tìm thấy chúng và trả lại chúng sau này.

Sạch sẽ – thường xuyên lau chùi khu vực làm việc và thiết bị, để duy trì sự sạch sẽ của khu vực làm việc.

Tiêu chuẩn hóa – thường xuyên lặp lại ba 5S đầu tiên và hỗ trợ tình huống Gemba (sàn công ty) bằng các quy trình tiêu chuẩn.

Hãy tiến lên – tuân theo các quy tắc để duy trì các tiêu chuẩn và tiếp tục tốt hơn mỗi ngày.

Sau khi đạt đến bước thứ năm, quy trình sẽ bắt đầu lại đúng cách, dẫn đến tiến trình liên tục.

4. Các lợi ích của phương pháp Kaizen

4.1. Mục tiêu xứng đáng

Một quá trình cải tiến không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn cho nhân viên, khách hàng và toàn bộ tổ chức. Hệ thống quản lý này có thể được áp dụng cho hầu hết mọi loại hình kinh doanh. Công nhận và khen thưởng những nỗ lực của nhân viên. Bằng cách đó, nó mang lại cho họ cảm giác có giá trị trong tổ chức.

4.2. Cải thiện tinh thần đồng đội

Một trong những lợi ích là sự phát triển của tinh thần đồng đội. Quá trình này giúp thúc đẩy tinh thần đồng đội vì nó mang lại lợi ích cho tất cả mọi người. Khi tất cả các thành viên trong nhóm cùng nhau giải quyết vấn đề, họ sẽ phát triển các mối quan hệ và từ đó xây dựng một nhóm. Nhờ đó, nhân viên có thể làm việc với những ý tưởng mới, cởi mở và không định kiến.

Ngoài ra, làm việc cùng nhau giúp xây dựng sự cộng tác giữa các phòng ban. Nó cho phép những nhân viên có kinh nghiệm khác nhau học hỏi lẫn nhau và cùng nhau giải quyết vấn đề. Vì vậy, một trong những lợi ích là nó giúp cải thiện tinh thần đồng đội và sự hợp tác giữa các nhân viên.

4.3. Kaizen xây dựng kỹ năng lãnh đạo

Mỗi nhóm phải có một trưởng nhóm. Trưởng nhóm chịu trách nhiệm tổ chức nhóm kaizen và điều phối các hoạt động của nhóm. Trưởng nhóm đảm bảo rằng mọi người đều thành công trong công việc của họ. Trưởng nhóm cũng chịu trách nhiệm tìm kiếm sự trợ giúp khi cần hỗ trợ thêm. Tuy nhiên, không nhất thiết phải ở trong vai trò quản lý để đủ điều kiện trở thành trưởng nhóm. Vì vậy, một lợi ích khác là nó cho phép nhân viên đảm nhận vai trò lãnh đạo.

4.4. Cải thiện hiệu suất làm việc

Một trong những lợi ích lớn nhất là nâng cao hiệu quả công việc. Quá trình giúp cải thiện chất lượng công việc, cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả. Ví dụ, Công ty Sản xuất Toyota sử dụng  trong quy trình sản xuất của mình. Đầu tiên, họ phát triển một hệ thống đào tạo nhân viên của mình cách lắp ráp ô tô. Sau đó, nhờ được đào tạo lặp đi lặp lại, các nhân viên của Toyota đã tạo ra những kết quả gần như hoàn hảo. Ngoài ra, để đạt được hiệu quả cao nhất, công ty quyết định loại bỏ những nhân viên làm việc không đúng nhu cầu. Bằng cách đó, Toyota Manufacturing có thể giảm lỗi và tăng năng suất.

4.5. Giảm thiểu lãng phí trong quy trình kinh doanh

Đây là một lợi thế lớn khác. Giảm thiểu chất thải là trách nhiệm của tất cả các thành viên công ty. Vì vậy, trách nhiệm của cấp quản lý và nhân viên là xác định các nguồn gây lãng phí trong quá trình kinh doanh. Bằng cách thực hiện các thay đổi liên tục, họ có thể xác định nguyên nhân gây lãng phí và khắc phục chúng. Ngoài ra, các nguồn lực được sử dụng hiệu quả và doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.

Ví dụ về Kaizen

Toyota có thể được biết đến nhiều nhất với việc sử dụng Kaizen, nhưng các công ty khác đã sử dụng quá trình này rất thành công. Dưới đây là ba ví dụ:

Lockheed Martin: Công ty hàng không vũ trụ này nổi tiếng với việc sử dụng hiệu quả trong việc giảm chi phí sản xuất, hàng tồn kho và thời gian giao hàng.

Ford Motor Company: Khi Alan Mulally trở thành CEO của Ford vào năm 2006, hãng xe này đang trên bờ vực phá sản. Các nhà lãnh đạo đã sử dụng để tạo ra một trong những cuộc chuyển đổi doanh nghiệp nổi tiếng nhất trong lịch sử.

Xưởng phim hoạt hình Pixar. Pixar đã áp dụng mô hình cải tiến liên tục để giảm nguy cơ thất bại của bộ phim đắt tiền bằng cách sử dụng quy trình nghiên cứu và chất lượng.

Quá trình giúp công ty đạt được thành công rực rỡ. Không có doanh nghiệp nào phát triển nhanh chóng chỉ sau một đêm và đòi hỏi phải cải tiến liên tục và thực hiện các thay đổi khi cần thiết. Sử dụng phương pháp này không chỉ giúp công ty phát triển mà còn thúc đẩy tinh thần của nhân viên.

Kết luận

Thành công của Kaizen nằm ở khả năng truyền cảm hứng cho sự thay đổi ở cấp độ cá nhân và tập thể, và tính linh hoạt của nó để thích ứng với các ngành và môi trường khác nhau. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc và thực hành Kaizen, các công ty không chỉ có thể duy trì tính cạnh tranh trong thị trường phát triển nhanh chóng ngày nay mà còn tạo ra một nền văn hóa nơi làm việc thực sự đáp ứng cho tất cả mọi người.