SKU là gì? Cách đặt mã SKU giúp quản lý hàng hóa hiệu quả

1. Mã SKU là gì?

SKU (Stock Keeping Unit) là một định danh duy nhất được sử dụng để nhận dạng sản phẩm trong quá trình kiểm kê kho hoặc quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp. Thường bao gồm các ký tự số hoặc ký tự chữ, có thể là dãy số ngẫu nhiên hoặc dễ nhớ, tùy thuộc vào quy định trong công ty.

SKU của sản phẩm là gì? Đối với sản phẩm, các thuộc tính có thể được thêm vào bao gồm: loại sản phẩm, nhà sản xuất, mô tả, chất liệu, kích thước, màu sắc, bao bì và chính sách bảo hành. Do đó, là một yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý sản phẩm và quản lý hàng tồn kho.

2. Tại sao phải đặt mã SKU sản phẩm?

Không phải ngẫu nhiên mà mã SKU lại là trường bắt buộc khi thêm sản phẩm. Không phải là một chuỗi ký tự vô nghĩa mà nó giúp bạn rất nhiều trong việc quản lý bán hàng và tồn kho.

• Là mã nội bộ giúp bạn nhanh chóng xác định sản phẩm đăng bán và kiểm soát chất lượng
• Các mã khác nhau giúp xác định các loại sản phẩm khác nhau
• Giúp xác định cùng một mặt hàng giữa các kho khác nhau
• Hạn chế tình trạng hết hàng hay chậm trễ trong quản lý hàng tồn kho
• Là liên kết sản phẩm giữa các kênh khi bán hàng đa kênh
• Quản lý theo mã là cách quản lý hàng hóa hiệu quả và tiết kiệm cho cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ, hộ gia đình nhỏ vì không cần đầu tư phần cứng.

3. Cách đặt mã SKU để quản lý hàng hóa hiệu quả

Cách đặt mã SKU không quá phức tạp, chỉ cần sử dụng các chữ cái hoặc số để quy ước cho những thông tin mà bạn muốn đưa vào mã.

Một số thông tin mà bạn nên đưa vào trong mã bao gồm:

• Thương hiệu
• Chi nhánh
• Danh mục sản phẩm
• Loại sản phẩm
• Phiên bản sản phẩm
• Size số
• Màu sắc
• …

Cách đặt mã sản phẩm khoa học

Các trường thông tin ở trên sẽ được đặt ở định dạng mã nhất quán. Độ dài là không giới hạn, bạn cần sắp xếp sao cho dễ hiểu, dễ nhớ.

Bạn nên sử dụng kết hợp các chữ cái và số để nhanh chóng phân tách các trường.

Ví dụ: NF12G318SG

Trong đó, 2 chữ cái đầu thể hiện thương hiệu, 2 chữ số tiếp theo là dòng sản phẩm, chữ cái ở giữa là loại sản phẩm, 3 chữ số tiếp theo là loại sản phẩm và 2 chữ số cuối là giá.

Nếu bạn đặt mã là tất cả các chữ cái hoặc số, bạn phải xác định từng trường thông báo là 1, 2 hoặc 3 ký tự hoặc phân tách trường bằng dấu gạch nối (-).

Ví dụ: NFDAGMDTSG hoặc NF-DA-GM-DT-SG

2112373842 hoặc 21-12-37-38-42

Cứ hai ký tự là một trường thông tin

Với cách nhập mã này, mã không trở thành một con số trống rỗng vô hại mà bạn đọc gặp phải trong nhiều thông tin về sản phẩm.

4. Những lưu ý về cách đặt mã SKU

4.1. Tạo mã của riêng bạn

Tuy nhiên, khi bạn thêm sản phẩm mới, sẽ tự động tạo mã cho sản phẩm, tuy nhiên bạn cần phải tự đặt mã. Nhiều chủ cửa hàng ngại đặt mã hoặc đặt mã bằng cách thêm tiền tố hoặc hậu tố vào mã của nhà cung cấp, ngay cả khi sử dụng mã của nhà cung cấp. Là mã kiểm soát sản phẩm nội bộ, vì vậy hãy tạo của riêng bạn để tự quản lý.

4.2. Sắp xếp các trường thông tin trong mã SKU

Làm cách nào để biết thông tin nào cần đưa vào? Sắp xếp như thế nào để dễ nhớ? Đơn giản, khi bạn tách các sản phẩm, hãy làm điều tương tự.

Ví dụ: sản phẩm máy tính xách tay, bạn cần bắt đầu với danh mục sản phẩm “Điện tử”, bạn trỏ vào chữ E, tiếp tục đến danh mục sản phẩm “Laptop”, bạn chỉ vào L rồi đánh dấu, ví dụ như máy tính HP, bạn ký vào. HP, kế đến kích thước màn hình là 14″ hiển thị 14, cuối cùng là core i5 phản ánh i5… Như vậy, bạn có 1 mã cho sản phẩm Laptop HP 14″ core i5 đó là: ELHP14i5.

Nên nhập theo thứ tự từ lớn nhất đến nhỏ nhất cho tất cả các mã để khi nhìn vào từng mã bạn dễ dàng nhận biết sản phẩm.

4.3. Đừng tham lam quá nhiều thông tin

Có một hữu ích không có nghĩa là đưa tất cả các loại thông tin vào mã. Trong khu vực thông tin sản phẩm, hãy xem xét thông tin quan trọng nhất sẽ giúp bạn phân biệt sản phẩm này với các sản phẩm khác, bao gồm cả SKU.

Ngoài ra, nếu không muốn tạo SKU dài, bạn phải tăng số lượng ký tự cho mã khi thực hiện tính toán mã. Ví dụ: nếu bạn có 9 nhà cung cấp, bạn có thể tham chiếu mỗi nhà cung cấp dưới dạng số có 1 chữ số từ 1 đến 9 thay vì cắt ngắn chữ cái đầu tiên của tên và mã ký tự của nhà cung cấp thành 2-3.

Cách đặt tên mã sản phẩm

4.4. Lưu ý font chữ và ký tự

Trong 1 chuỗi ký tự mã, bạn nên tránh sử dụng các chữ, số dễ gây nhầm lẫn.

Ví dụ: O hay 0 (chữ o viết hoa hay là số 0?); I hay l (chữ i viết hoa hay chữ l viết thường?);…

Nếu phải sử dụng các ký tự này, bạn có thể chỉ định rằng chỉ các chữ cái viết hoa mới được sử dụng trong SKU, các chữ cái và số được phân tách hợp lý. Ví dụ: Thay vì đặt mã là BlE019 thì bạn đặt là BLE-019 để không bị nhầm số hay chữ cái.

Ngoài ra, bạn nên tránh đưa các ký tự đặc biệt vào mã như “/”, “&”, “@”, “#”,… Người dùng nhìn thấy các ký tự đặc biệt. khó hiểu và dễ gây ra lỗi cấu hình từ phần mềm hoặc tập tin. Bạn không nên bắt đầu bằng 0 vì khi bạn dùng file Excel để quản lý, ví dụ mã là 012345ABC thì phần mềm sẽ đọc là 12345ABC.

4.5. Sử dụng phần mềm để quản lý kho sản phẩm bằng mã SKU

Tất nhiên, bạn có thể quản lý mã sản phẩm từ file Excel, từ Google Sheets…

Phần mềm quản lý kho là giải pháp để bạn quản lý sản phẩm, mã hiệu quả. Với phần mềm quản lý bán hàng, bạn không chỉ sử dụng mã hoàn toàn tự động để quản lý thông tin sản phẩm mà còn có thể quản lý giá, quản lý tồn kho…

Kết luận

Việc sử dụng mã SKU là một điều cần thiết và quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào đang kinh doanh sản phẩm.